Règlement intérieur de la salle polyvalente de Schoenbourg
Adresses utiles :
Mairie de Schoenbourg – 61, rue Principale – Tél : 03 88 70 10 17
André Spaedig (maire) – Tél : 03 88 70 11 46 – portable : 06 85 89 82 00
Hubert Oster (1er adjoint) – Tél : 03 88 70 10 21 – portable : 06 70 61 66 24
Marie-Noëlle Janes – 23, rue de la Carrière – Tél : 03 88 70 10 78
Préambule :
Article 1er : Les locaux de la salle polyvalente ainsi que l’ensemble du matériel et du mobilier qui s’y trouve, répertorié à l’inventaire, appartiennent à la Commune de Schoenbourg en pleine propriété.
Article 2 : La Commune dispose librement des locaux de la salle polyvalente et aucun organisateur ne saurait prétendre à la location ou à un droit acquis pour son utilisation à une date déterminée de l’année.
Article 3 : Les locaux, isolément ou par groupe pourront être mis à la disposition des particuliers, sociétés, associations ou groupement désignés par « Utilisateur » dans ce qui suit.
Article 4 : Il sera établi par la mairie un calendrier d’utilisation des locaux auquel il ne pourra être dérogé qu’en fonction des désistements éventuels. La commune ne sera toutefois pas responsable ni tenu à dédommagement si, pour des raisons impérieuses exceptionnelles ou de force majeure (panne électrique par exemple), de sécurité ou d’ordre public, elle ne pourra elle-même respecter ce calendrier. Elle devra cependant en aviser, dans toute la mesure du possible, les utilisateurs réservataires dans les plus brefs délais.
Article 5 : Les tarifs de location des locaux sont fixés annuellement par le conseil municipal avant le 01 octobre. Ils seront applicables à partir du 1er janvier de l’année suivante. Est défini comme locataire tout utilisateur personne morale ou physique même à titre gratuit
Article 6 : Le secrétariat de la mairie sera l’interlocuteur unique de toute personne souhaitant louer la salle. Il remet le dossier au locataire comprenant l’engagement de location, les conditions d’utilisation de la salle, les tarifs de location et le règlement intérieur. Mme Marie-Noëlle Janes reçoit les locataires lors de la remise des clés, clôt la location par un état des lieux. Elle suit la mise à disposition de la vaisselle ainsi que le contrôle de la propreté lors de la clôture de la location. A l’issue de la location, elle transmet le décompte à la mairie en vue de la facturation. Elle est chargée de signaler tout disfonctionnement. En cas d’absence, la fonction est exercée par une personne désignée par le maire.
Conditions de location :
Article 7 : Le calendrier des manifestations des associations locales est prioritaire. Celles-ci devront toutefois confirmer l’occupation par une réservation auprès du secrétariat de la mairie. L’utilisateur doit être majeur, dans sa demande, il devra préciser son nom ou sa raison sociale exacte, son adresse, la date, l’heure de début et de fin d’utilisation des locaux ainsi que la nature des activités ou de la manifestation projetée. Pour bénéficier des tarifs « locaux », l’utilisateur devra pouvoir justifier son appartenance au village de Schoenbourg. Sont acceptés les enfants et les petits-enfants (majeurs) des résidents du village. L’accord de location ne deviendra effectif qu’après la remise du chèque de caution qui est à remettre au plus tard un mois avant la date prévue de la location et après signature de la convention de location.
Article 8 : Les autorisations accordées sont strictement personnelles. L’utilisateur ne pourra en aucun cas céder son autorisation à des tiers.
Article 9 : Le montant de la location sera remboursé si la mise à disposition des locaux ne devrait pouvoir être rendue effective pour des motifs visés à l’article 4.
Article 10 : Lorsqu’une manifestation ou utilisation des locaux n’a pas lieu pour des raisons indépendantes de l’utilisateur et reconnues justifiées par le conseil municipal, le montant de la location lui sera remboursé, diminué de 50 euros.
Article 11 : La mise à disposition des locaux comprend suivant le cas, la petite (Mille club) et/ou la grande salle, la cuisine et la vaisselle ou le sous-sol. La capacité d’accueil du sous-sol est au maximum de 40 personnes. Les sanitaires sont inclus à toutes les formes d’utilisation. En cas de location du sous-sol, l’accès aux salles du haut doit se limiter aux urgences. Lorsque la salle du haut est louée, il ne sera pas possible pour une autre personne morale ou physique de louer celle du bas.
Article 12 : Leur utilisation pour un usage répétitif obéit aux règles générales fixées par les articles précédents.
Article 13 : Pour une utilisation régulière, les tarifs seront fixés forfaitairement par le conseil municipal.
Conditions d’utilisation :
Article 14 : Les locaux et les équipements, matériels et mobiliers sont loués dans leur état au jour de la location. L’utilisateur qui en prend possession sans formuler de réserve, est censé reconnaître leur parfait état de propreté et de fonctionnement. Il ne pourra dès lors, au moment de la visite contradictoire, effectuée après usage, faire valoir aucune remarque ou réclamation à ce sujet. Cette visite interviendra dès que possible et en tout cas avant toute autre utilisation.
Article 15 : Les locaux sont mis à disposition de l’utilisateur à l’heure indiquée dans sa demande visée à l’article 7. Sur demande expresse, il pourra éventuellement en disposer plus tôt si le planning des locations ne s’en trouve pas perturbé. Les locaux devront être libérés à l’heure indiquée dans l’engagement de location.
Article 16 : La mise en place du matériel, du mobilier, des couverts et de la vaisselle ainsi que leur rangement après usage à l’emplacement où ils se trouvaient auparavant sont assurés par l’utilisateur. Le nettoyage des locaux est également à sa charge, sous respect des directives de Mme Marie-Noëlle Janes. L’utilisation du mobilier en dehors du complexe est interdite.
Article 17 : L’utilisateur devra veiller à l’observation des règles d’hygiène qui sont en vigueur dans les débits de boisson et restaurants sédentaires.
Article 18 : Aucun objet ne pourra être enfoncé, accroché, cloué en quelque endroit que ce soit. L’utilisateur ne peut apporter aucune modification aux installations existantes.
Article 19 : L’utilisateur devra prendre soin des locaux, de leurs divers équipements et de leurs abords. Il veillera à ce qu’aucun graffiti, inscriptions, rayures, traces de pieds sur les murs… ne soient apposés ou provoqués sur les parois des locaux et sur les murs extérieurs du bâtiment, notamment par les enfants.
Article 20 : Les abords du bâtiment devront rester propres. Tous papiers, détritus, résidus, objets quelconques devront être ramassés et placés dans les poubelles appropriées. Le verre non consigné est à déposer dans les conteneurs prévus à cet usage.
Article 21: L’utilisateur sera responsable du bon usage du parking et veillera au respect des espaces verts.
Article 22 : Les W.C. devront être tenus constamment en parfait état de propreté. Il est interdit de jeter tout objet dans les cuvettes des W.C. qui pourrait les obstruer.
Article 23 : Les jeux de ballons sont interdits dans la salle.
Article 24 : L’accès des locaux aux chiens et autres animaux est strictement interdit, de même que le remisage dans ceux-ci des bicyclettes, cyclomoteurs, vélomoteurs et autres engins motorisés ou non.
Article 25 : L’utilisateur sera responsable de tous les dégâts, dégradations et désordres occasionnés aux locaux, au matériel et au mobilier pendant l’utilisation. Les frais de réparation éventuels seront à la charge de l’utilisateur et au besoin, recouvrés par toutes les voies de droit.
Article 26 : L’utilisateur devra veiller au strict respect des consignes d’utilisation des équipements et appareillages électriques concernant l’éclairage, le chauffage, la cuisine, le bar… lesquelles lui seront données lors de la mise à disposition des locaux. Il en sera de même pour celles relatives à l’ouverture et à la fermeture des portes et robinets d’eau. Tout manquement à cette obligation sera sanctionné par le versement d’une indemnité.
Mesures de police – Sécurité :
Article 27 : L’utilisateur est responsable de la police intérieure et extérieure de la salle. Il est tenu d’observer et de faire observer toutes les prescriptions d’ordre général concernant le maintien de l’ordre, la tenue des personnes ainsi que des règles de sécurité applicables aux établissements recevant du public.
Article 28 : Il veillera notamment à ce que les portes d’accès et de secours soient, à l’intérieur comme à l’extérieur du bâtiment, constamment dégagées. En particulier, aucun objet, matériel ou mobilier ne devra à aucun moment, entraver le libre passage vers les issues de secours. Aucun stationnement de véhicule ne devra être toléré devant l’accès à la salle.
Article 29 : L’utilisateur prendra toutes les dispositions utiles pour que la manifestation dont il assume la responsabilité ne trouble d’aucune manière la tranquillité du voisinage. Les portes extérieures seront maintenues fermées, sauf cas de force majeure. L’usage de pétards, feux d’artifice ou autres attractions pyrotechniques est interdit, sauf autorisation exceptionnelle délivrée par la mairie.
Article 30 : L’accès des locaux à la personne chargée de la gestion devra, en toutes circonstances et à tout moment, pouvoir avoir lieu.
Article 31 : Toute manifestation présentant un danger pour l’ordre, la moralité ou la sécurité publique ou différente de celle pour laquelle les locaux sont loués, peut, en toute circonstance, être interrompue par le Maire, en application de ses pouvoirs de police sans qu’il en résulte aucune indemnisation pour l’utilisateur.
Responsabilité – Assurances – Obligations légales :
Article 32 : La commune décline toute responsabilité en cas de vol, de sinistre, d’accident impliquant une ou plusieurs automobiles sur le parking ou de détérioration de matériel ou d’objets de toute nature entreposés dans les locaux par l’utilisateur, quel qu’il soit.
Article 33 : Le cas échéant, la déclaration des manifestations à l’administration des contributions indirectes ainsi qu’à la direction régionale de la société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique incombe à l’utilisateur. La commune décline toute responsabilité en la matière.
Article 34 : L’utilisateur acquittera les impôts, contributions et autres dépenses inhérents à la manifestation qu’il organise, notamment les droits d’auteurs dus à quelque titre que ce soit.
Article 35 : Le locataire devra fournir lors de la signature en mairie une attestation d’assurance précisant l’extension spécifique de la garantie responsabilité civile.
Article 36 : Le locataire garantie être en possession de toutes les autorisations administratives nécessaires pour la manifestation envisagée, et notamment en ce qui concerne l’exploitation de débits de boissons temporaires et l’organisation de bals, avant le début de la manifestation et, en tout état de cause, avant la prise de possession des locaux.
Litiges – Sanctions :
Article 37 : Tout locataire, quel qu’il soit, qui aura fait usage des locaux mis à sa disposition dans le but autre que celui indiqué dans sa demande, qui aura contrevenu aux dispositions du présent règlement ou qui aura commis ou laissé commettre des dégradations aux locaux ou à ses annexes, se verra exclu de toute nouvelle location à l’avenir.
Article 38 : Tout litige entre la commune et le locataire (même à titre gratuit), à défaut de règlement amiable, pourra être porté devant les autorités juridiques.
Schoenbourg le 22 septembre 2018
Le Maire André Spaedig
